Resume Managemen Dasar-dasar Proses Pengawasan

RESUME MANAGEMEN

DASAR-DASAR PROSES PENGAWASAN

Disusun oleh :

Kelompok 4

Restiyandra Lavina F             2012 521 347

Floridio                                    2012 521 348

Suryanto                                  2012 521 349

Wahyu R                                 2012 521 350

Florencia Wenny                     2012 521 351

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI

ADI UNGGUL BHIRAWA (STIE AUB)

TAHUN 2012

DASAR DASAR PROSES PENGAWASAN

PENGAWASAN

            Pengawasan adalah proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.

TIPE-TIPE PENGAWASAN

            Ada 3 tipe dasar pengawasan, yaitu:

1.      Pengawasan pendahuluan(feedforward control)

Pengawasan ini sering disebut steering countrols

2.      Pengawasan “concurrent”

Pengawasan yang dilakukan  bersama dengan pelaksanaan kegiatan.

Pengawasan ini sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”

3.      Pengawasan umpan balik(feedback control)

Dikenal sebagai past-action controls

TAHAP-TAHAP DALAM PROSES PENGAWASAN

1.      PENETAPAN STANDAR PELAKSANAAN ( PERENCANAAN)
Standar berarti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil-hasil.

Tiga bentuk standar yang umum:

a.       Standar-standar phisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa,jumlah langganan atau kualitas produk.

b.      Standar-standar monenter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.

c.       Standar-standar waktu, meliputi  kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaaan harus diselesaikan.

2.      PENENTUAN PENGUKURAN PELAKSANAAN KEGIATAN

Penetapan standar adlah sisa-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata.

Tahap ini menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

3.      PENGUKURAN PELAKSANAAN KEGIATAN NYATA

Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan :

a.       Pengamatan(observasi)

b.      Laporan-laporan, baik lisan dan tulisan

c.       Metode-metode otomatis

d.      Inspeksi,pengujian(test) atau dengan pengambilan sempel.

4.      PEMBANDINGAN PELAKSANAAN KEGIATAN DENGAN STANDAR DAN PENGANALISAAN PENYIMPANAN-PENYIMPANAN

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau stanar yang telah ditetapkan.

5.      PENGAMBILAN TINDAKAN KOREKSI BILA PERLU

Tindakan koreksi bisa berupa:

a.       Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah

b.      Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri)

c.       Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan penyimpangan-penyimpangan.

PENTINGNYA PENGAWASAN

            Ada beberapa faktor yang membuat pengawasan selalu diperlakukan oleh setiap organisasi. Faktor-faktor itu adalah :

1.      Perubahan lingkungan organisasi

2.      Peningkatan kompleksi organisasi

3.      Kesalahan-kesalahan

4.      Kebutuhan manajer untuk mendelegasi Wewenang

PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN

            William H Newman telah mengemukakan prosedur untuk penetapan sistem pengawasan. Pendekatannya terdiri atas lima langkah dasar yang dapat diterapkan untuk semua tipe kegiatan

1.      Merumuskan hasil yang diinginkan

2.      Menetapkan petunjuk (predictors) hasil

Tujuan pengawasan sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah agar manajer dapat mengatasi dan memperbaiki adanya penyipangan sebelum kegiatan diselesaika.

Tugas penting manajer adalah merancang program pengawasan untuk menemukan sejumlah indikator-indikator yang terpercaya sebagai penunjuk apabila tindakan koreksi perlu diambil atau tidak.

Newmen telah mengidentifikasikan beberapa”earth wearning preditors “  yang dapat membantu manajer memperkirakan apakah hasil yag diinginkan tercapai atau tidak, yaitu

1.      Pengukuran memuaskan

2.      Hasil-hasil pada tahap-tahap permulaan

3.      Gejala-gejala (symptoms)

4.      Perubahan dalam kondisi yang diasumsikan

3.      Menetapkan standar penunjuk dan hasil

4.      Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

5.      Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

BIDANG – BIDANG PENGAWASAN

      Merupakan aspek – aspek satuan kerja atau organisasi yang harus berfungsi secara efektif agar keseluruhan organisasi meraih sukses.

ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL

Dua teknik yang paling terkenal adalah manajemen dengan pengecualia (managemen by exception) dan sstem informasi manajemen (managemen information systems)

1.      Manageme By Exception (MBE)

      Memungkinkan manajer  untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan para bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempresilahkan karyawan atau tingkatan manajemen rendah untuk menangani variasi-variasi rutin

2.      Managemen Information Systems(MIS)

      Sistem ini memainkan peran penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen perencanaa dan pengawasan dengan efektif.

MIS adalah suatu metode formal pengadaan da penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi dilaksanakan secara efektif.

MIS dirancang melalui beberapa tahap utama, yaitu:

1.      Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah

2.      Tahap disain konsepsual

3.      Tahap disain terperinci

4.      Tahap implementasi akhir

       Manajemen perlu memperhatikan 5 pedoman agar perancangan MIS berjalan efektif:

1.      Mengikut sertaka pemakai(unsur) kedalam tim perancang.

2.      Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem

3.      Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi  lebih daripada pertimbangan kuantitas belaka

4.      Penyajian pendahulua sebelum diterapkan

5.      Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencukupi bagi para operator dan pemakai sistem.

KARAKTERISITIK – KARAKTERISTIK PENGAWASAN YANG EFEKTIF

Kriteria-kriteria utama adalah bahwa sistem seharusnya

1.      Mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar

2.      Tepat waktu

3.      Dengan biaya yang efektif

4.      Tepat-akurat

5.      Dapat diterima oleh yang bersangkutan

Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif dapat diperinci sebagai berikut:

1.      Akurat

2.      Tepat-Waktu

3.      Obyektif dan menyeluruh

4.      Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik

5.      Realistik secara ekonomi

6.      Realistik secara organisasional

7.      Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi

8.      Fleksibel

9.      Bersifat sebagai petunjuk dan operasional

10.  Diterima para anggota organisasi